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Les RH à l'heure du télétravail – conseils et enseignements de la crise de Corona

Juin 29, 2020 | HACKING ET PARE-FEU, INTRUSION | 0 commentaires



Les RH à l'heure du télétravail - conseils et enseignements de la crise de Corona

Les bouleversements provoqués par la crise sanitaire montrent ce que serait à l’avenir le travail et l'importance de la digitalisation. Une mutation qui s’applique également aux ressources humaines. Durant la crise sanitaire, de nombreux services RH ont fait l'expérience du travail à distance. Les possibilités de digitalisation des RH se sont avérées nombreuses, à l’exception de quelques limites réglementaires.

La transformation numérique des RH n’est pas toujours aisée et la simple utilisation de nouveaux outils n’est pas suffisante : il importe que tous les niveaux hiérarchiques réfléchissent ensemble. D’un état d'esprit approprié et collectif et de lignes directrices claires sur des thèmes tels que le travail à distance, la flexibilité des horaires de travail ou les nouvelles formes de communication, dépend le succès du développement des RH.

Un certain nombre de contraintes administratives ont également un impact au niveau opérationnel : le service RH traite des données très sensibles, comme les informations personnelles relatives aux collaborateurs. Par conséquent, les systèmes informatiques dédiés relèvent la plupart du temps d’applications en silo. Les solutions de « Service Management » peuvent faciliter l'intégration, tandis que l'automatisation réduit la charge de travail et permet d'éviter les erreurs. Le fait que de nombreux documents ne sont juridiquement valables que lorsqu’ils sont signés par les parties prenantes, rend la digitalisation difficile. Enfin, les RH demeurent une affaire de personnes, et le contact personnel représente une part essentielle du travail. En quoi le fait que toute l'entreprise télé-travaille affecte-t-il tous ces domaines ?

Les limites juridiques des RH numériques

L’utilisation de la signature électronique constitue une solution pragmatique pour le traitement rapide des documents. Cependant, elle n'a pas encore de valeur juridique devant les tribunaux. Aux responsables des ressources humaines d’en préciser les cas d’usage. Il est utile qu'une entreprise conserve les dossiers du personnel en format électronique. Dans ce cas, toutes les données et documents relatifs au personnel peuvent être stockés en toute sécurité et accessibles aux seules personnes autorisées. Ainsi, les responsables des ressources humaines ont accès à distance à tous les documents importants.

Le développement du home office a entrainé un recours massif aux vidéoconférences. Dans une certaine mesure, la proximité peut également être établie numériquement. Mais, les réunions virtuelles ont également des limites juridiques : par exemple, certaines réunions ne peuvent pas être tenues virtuellement si elles sont juridiquement contraignantes. Il est temps que le législateur rattrape son retard dans ce domaine pour adapter le cadre juridique aux réalités du 21e siècle.

L’intégration

L'intégration à distance des nouveaux collaborateurs : un autre défi à relever :  comment le département RH dans sa fonction clé lors du recrutement, parvient-il à intégrer quelqu'un sans que cette personne ne puisse goûter à l'atmosphère de l'entreprise ? Pour ce faire, il est essentiel d’initier une démarche bien élaborée, dans laquelle les RH fixent un cadre défini pour tous les services. Ainsi, l'entreprise évite que la qualité de l’intégration ne dépende que du manager et le soutient dans son nouveau rôle de superviseur virtuel.

Comment le nouvel arrivé se procure-t-il son matériel ?

Le service informatique envoie le matériel technique au domicile du nouvel employé, avec un code d'accès et instructions pour sa mise en service. L'employé peut se connecter de manière autonome, et le service informatique est disponible pour répondre à toute autre question.

Comment se familiarise-t-il avec les valeurs et les objectifs de l'entreprise ?

Pour que le nouveau collègue s'identifie à l'employeur, il est important qu'il appréhende les objectifs et valeurs de l'entreprise. Il est conseillé de mettre en place une réunion virtuelle au cours de laquelle la direction présente l’entreprise. Les réunions d'équipe virtuelles font également partie de la démarche.  

Comment le nouveau collaborateur peut-il acquérir un savoir-faire spécifique ?

Au bureau, les connaissances nécessaires aux nouvelles tâches se retiennent rapidement : le nouvel employé apprend rapidement auprès de ses collègues et peut facilement poser des questions. Avec le travail à distance, les choses s’avèrent différentes. Des sessions de formation planifiées de manière centralisée sont alors utiles réunissant superviseurs et collègues.

La formation est un sujet important non seulement pour les nouveaux collègues, mais également pour les autres collaborateurs. Les technologies se développent si rapidement qu’un apprentissage régulier est crucial à tous les niveaux de la hiérarchie. En matière de formation continue, les offres numériques peuvent constituer une alternative à la formation en présentiel – mais pas dans tous les domaines. Par exemple, un cours de formation virtuelle pour le savoir-faire opérationnel peut bien fonctionner. Ce n'est pas le cas pour des compétences non techniques (formation à la vente, au leadership, gestion des conflits, etc.)

Dans l'ensemble, ces dernières semaines ont montré que nous sommes au milieu d'un processus de refonte qui donne au département RH la possibilité de pouvoir bien travailler à distance. Le support d'outils numériques tels que le Service Management ou les self-services réduit la proportion de travail administratif en faveur des tâches stratégiques. Et au final, cela profite aux entreprises comme à leurs collaborateurs.



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